Organisez les messages selon l’étape du séjour et gardez le logiciel hôtelier comme référence pour les réservations.
1. Distinguer les étapes du séjour
Séparez les arrivées prochaines, les clients présents et les séjours terminés. Vérifiez les dates et la permission avant chaque envoi. Le plan d’accès est utile avant le voyage ; une question sur le séjour vient après le départ. Évitez d’envoyer ces trois messages ensemble à toute la liste.
2. Donner les informations pratiques
Indiquez le nom de l’établissement, l’adresse, les horaires de réception et la prochaine action. Préférez un lien vers une page d’arrivée à jour à une brochure volumineuse. Ne diffusez pas les codes de chambre dans une campagne générale et utilisez le parcours sécurisé habituel pour les documents d’identité.
3. Préparer et traiter les demandes
Utilisez les groupes et brouillons réutilisables dans Tiringo en actualisant manuellement l’export des réservations. La plateforme ne synchronise pas votre logiciel hôtelier. Une arrivée anticipée reste une demande à valider par la réception. Les instructions sensibles doivent suivre votre procédure individuelle adaptée.
4. Corriger les points de friction
Notez les questions fréquentes sur le transport, le petit-déjeuner et les arrivées tardives. Suivez les demandes résolues et les retours utiles, au-delà du nombre de réponses. Si une question revient, améliorez d’abord la page d’arrivée. Testez un premier groupe avec la réception avant d’ajouter une autre étape.
5. Vérifier la langue et les arrivées particulières
Repérez les arrivées hors horaires et les préférences de langue. Ces clients peuvent avoir besoin d’un message distinct plutôt que d’un paragraphe ajouté pour tous. Vérifiez qui restera joignable en cas de retard et gardez une consigne de contact utilisable après la fermeture de la réception.
- Vérifier la langue souhaitée.
- Confirmer le contact hors horaires.
- Retirer les séjours modifiés ou annulés.
