Gardez le registre des réservations comme référence et utilisez WhatsApp pour simplifier les confirmations et changements.
1. Préparer les informations de placement
Réunissez le nom, la date, l’heure, le nombre de personnes et l’adresse. Sélectionnez les clients ayant accepté ces messages. Vérifiez les demandes particulières avec l’équipe avant toute promesse. Une table en terrasse demandée ne doit pas devenir une réservation confirmée en terrasse par une formulation imprécise.
2. Faciliter les modifications
Indiquez comment signaler un retard, réduire le nombre de couverts ou annuler. Présentez les conditions de réservation correctement et renvoyez vers leur détail si nécessaire. Ne demandez pas de coordonnées bancaires dans la conversation : utilisez votre parcours sécurisé habituel pour les garanties éventuelles.
3. Utiliser une liste actualisée
Regroupez les réservations du service concerné et prévisualisez des cas réels. Pour un envoi dans Tiringo, actualisez manuellement l’export avant le lancement. Les réponses ne changent pas automatiquement la disponibilité des tables. L’équipe doit rapprocher chaque demande du registre avant de confirmer un nouvel arrangement.
4. Examiner le service réalisé
Comparez les réservations aux confirmations, annulations et couverts effectivement servis. Si plusieurs clients demandent où se garer ou quelle entrée utiliser, ajoutez cette information au modèle. Testez le processus sur un service avant de l’étendre à toute la semaine.
5. Préparer le passage entre équipes
Les réponses peuvent arriver pendant le changement d’équipe. Transmettez les demandes en attente, modifications confirmées et arrivées tardives prévues au service suivant. Gardez cette transmission dans le processus de réservation plutôt que de compter sur le souvenir d’une conversation dans la messagerie.
- Lister les demandes ouvertes avant le service.
- Préciser le référent des arrivées tardives.
- Rapprocher les changements du plan de salle.
