Partez du planning réel, puis proposez une réponse simple pour confirmer ou demander un changement.
1. Vérifier le rendez-vous
Retenez les réservations confirmées dont les clients ont accepté les messages. Préparez la date, l’heure locale, le lieu, la prestation et la référence. Vérifiez les reports et annulations juste avant l’envoi. Un export réalisé la veille peut déjà contenir des rendez-vous qui ont changé.
2. Demander une réponse précise
Présentez votre établissement avant les détails pratiques. Proposez une réponse courte comme CONFIRMER ou MODIFIER. Précisez que l’équipe étudiera une demande de changement : le créneau souhaité n’est pas forcément disponible. Écartez les offres commerciales de cette confirmation pour garder une seule intention.
3. Préparer un petit envoi manuel
Créez un groupe pour les rendez-vous concernés et insérez les champs disponibles avec le sélecteur de variables. Les crochets de l’exemple sont des repères de rédaction. Prévisualisez une heure manquante et une adresse longue. Tiringo ne synchronise pas votre agenda : actualisez les données vous-même.
4. Traiter les retours
Désignez une personne pour lire les réponses et mettre à jour le planning. Un message livré ne confirme pas la présence. Suivez séparément les confirmations, les demandes de modification et les visites réalisées. Commencez avec un groupe de rendez-vous proches, puis ajustez le texte selon les questions reçues.
5. Résoudre les exceptions avant le rappel
Si un client demande une modification, suspendez le prochain rappel de l’ancien créneau jusqu’à sa résolution. Gardez une liste des changements en attente à côté du planning. Une confirmation techniquement correcte peut sinon contredire l’échange que la personne vient d’avoir avec votre équipe.
- Nommer le responsable des changements.
- Enregistrer le nouveau créneau avant de répondre.
- Retirer les annulations du prochain export.
