Séparez les rôles avant d’envoyer les informations pratiques nécessaires à chacun.
1. Définir les groupes par rôle
Distinguez les sympathisants intéressés, participants inscrits et bénévoles confirmés. Vérifiez la permission pour le type de message prévu. Une personne chargée de l’installation n’a pas besoin des mêmes consignes qu’un visiteur. Actualisez les inscriptions et changements de rôle dans votre registre événementiel.
2. Donner les informations essentielles
Pour une invitation, expliquez l’objectif, la date, le lieu et l’inscription. Pour une mission bénévole, indiquez le point de rendez-vous, le référent et la tâche. Vérifiez les accès et évitez de diffuser des informations personnelles sur les participants. Le message doit permettre de décider ou de venir préparé.
3. Coordonner les envois manuels
Préparez les groupes et brouillons dans Tiringo avec une vérification de la liste par l’équipe. La plateforme ne gère pas automatiquement la billetterie, les présences ou les missions. Conservez ces données ailleurs et désignez une personne pour les demandes. Rapprochez chaque réponse du registre avant de confirmer une modification.
4. Examiner la participation
Suivez séparément les inscriptions confirmées, présences et missions réalisées. Après l’événement, posez une question utile et remerciez pour la contribution précise. Testez le processus sur un événement, puis améliorez les consignes qui ont suscité plusieurs questions. Les lectures seules ne décrivent pas la participation réelle.
5. Préparer un changement d’événement
Prévoyez comment annoncer un autre lieu, un retard ou une annulation avant le jour prévu. Utilisez les inscrits actuels et expliquez le changement, les informations encore valides et le contact d’aide. Les bénévoles peuvent nécessiter des consignes distinctes. Corrigez le registre avant de préparer le message.
- Confirmer les nouveaux détails.
- Distinguer bénévoles et visiteurs.
- Actualiser la page de l’événement.
