Nettoyez la structure avant de nettoyer chaque détail : une ligne par contact, une colonne par information et une source identifiable.
Créer une structure simple
Le numéro de téléphone est la seule donnée indispensable à l’envoi. Le prénom et le nom sont utiles pour la lecture et la personnalisation, mais ils peuvent rester facultatifs. Ajoutez ensuite uniquement les champs qui serviront à cibler ou adapter un message.
Évitez les cellules fusionnées, les lignes de sous-total et les titres répartis sur plusieurs niveaux. Si le fichier ne possède pas d’en-têtes, repérez les colonnes par leur position avant l’import.
- Une ligne correspond à un contact.
- Une colonne contient un seul type de donnée.
- Les numéros restent au format texte.
- Les dates utilisent un format cohérent.
- Les valeurs vides restent réellement vides.
Mapper les colonnes au lieu de les renommer
Un bon importateur permet d’indiquer quelle colonne correspond au téléphone, au prénom et au nom. Vous n’avez pas besoin de modifier les fichiers reçus de chaque équipe ou outil.
Prévisualisez quelques lignes avant de confirmer. Un décalage d’une colonne peut transformer un code postal en numéro ou un nom de société en prénom.
Transformer les colonnes utiles en champs
Les informations supplémentaires ne doivent pas être saisies en JSON par l’utilisateur. Chaque colonne choisie devient un champ visible : ville, formule, conseiller, date de rendez-vous ou préférence produit.
N’importez pas une colonne simplement parce qu’elle existe. Chaque donnée augmente l’effort de maintenance et le risque d’utiliser une valeur périmée.
Contrôler les doublons et les erreurs
Le même numéro peut apparaître plusieurs fois avec des noms ou des données différentes. Définissez une règle : conserver la ligne la plus récente, compléter les champs vides ou demander une décision.
Séparez les lignes refusées dans un rapport téléchargeable. L’utilisateur doit comprendre si le problème vient d’un numéro absent, invalide, dupliqué ou impossible à interpréter.
- Contacts créés.
- Contacts mis à jour.
- Doublons ignorés ou fusionnés.
- Numéros invalides.
- Lignes incomplètes.
Importer directement dans le bon groupe
Demandez le groupe de destination pendant l’import. Cela évite une seconde opération et réduit le risque de lancer une campagne sur une liste générale.
Une fois l’import terminé, affichez le nombre final de contacts exploitables après exclusions. Ce nombre, et non le nombre brut de lignes, doit servir à préparer la campagne.
