Dê a cada mensagem uma função distinta: confirmar, preparar, orientar ou comunicar uma mudança significativa.
Confirme imediatamente
Após a inscrição, confirme o nome do evento, data, horário, local ou link e a forma de alteração de comparecimento. Esta mensagem se torna a referência que os participantes poderão encontrar mais tarde.
Peça resposta apenas quando isso mudar o planejamento. Confirmações desnecessárias criam trabalho e ensinam os participantes a ignorar perguntas.
Envie um lembrete que ajuda na preparação
O tempo depende da viagem, equipamento, preparação e programação. Um evento local pode precisar de um dia; uma viagem precisa de mais aviso.
Adicione novas informações como acesso, materiais, vestido, programa ou horário de check-in para que o lembrete ganhe seu lugar.
Mantenha a mensagem do dia operacional
No dia do evento, envie apenas informações que auxiliem na chegada: entrada, mudança de sala, link de conexão ou contato no local.
Não repita o discurso de vendas completo. Os participantes registrados precisam de orientações, não de outra tentativa de persuadi-los.
Lidar com cancelamentos e alterações
Forneça uma maneira simples de cancelar ou reagendar e, em seguida, remova essa pessoa dos grupos de lembretes posteriores.
Para uma mudança importante, coloque primeiro o novo horário ou local, explique o que permanece igual e solicite a reconfirmação somente quando necessário.
- Detalhes alterados primeiro.
- Explicação concisa.
- Ação necessária.
- Contato de ajuda.
Termine com um acompanhamento relevante
Participantes separados, não comparecimentos e cancelamentos. Um acompanhamento não pode acomodar todas as três experiências. Atualize os grupos de contatos relevantes antes de enviar para que as alterações de frequência sejam refletidas.
Envie os materiais prometidos, solicite feedback específico ou ofereça um próximo passo lógico. Evite uma promoção imediata que nunca foi mencionada. Mantenha o acompanhamento conectado ao evento que as pessoas realmente compareceram.
