Dale a cada mensaje un trabajo distinto: confirmar, preparar, guiar o comunicar un cambio significativo.
Confirmar inmediatamente
Después del registro, confirme el nombre del evento, la fecha, la hora, la ubicación o enlace y el método para cambiar la asistencia. Este mensaje se convierte en la referencia que los asistentes podrán encontrar más adelante.
Solicite una respuesta solo cuando cambie la planificación. Las confirmaciones innecesarias generan trabajo y enseñan a los asistentes a ignorar las preguntas.
Envía un recordatorio que ayude a la preparación.
El tiempo depende del viaje, el equipo, la preparación y el horario. Un evento local puede necesitar un día; un viaje necesita más aviso.
Agregue nueva información como acceso, materiales, vestimenta, programa u hora de registro para que el recordatorio gane su lugar.
Mantener operativo el día del mensaje
El día del evento envía únicamente información que ayude a la llegada: entrada, cambio de habitación, enlace de conexión o contacto en el sitio.
No repita el argumento de venta completo. Los asistentes registrados necesitan instrucciones, no otro intento de persuadirlos.
Gestionar cancelaciones y cambios.
Proporcione una forma sencilla de cancelar o reprogramar y luego eliminar a esa persona de grupos de recordatorios posteriores.
Para un cambio importante, ponga primero la nueva hora o lugar, explique qué permanece igual y solicite reconfirmación solo cuando sea necesario.
- Primero se modificó el detalle.
- Explicación concisa.
- Acción requerida.
- Contacto de ayuda.
Terminar con un seguimiento relevante
Asistentes separados, no presentaciones y cancelaciones. Un seguimiento no puede adaptarse a las tres experiencias. Actualice los grupos de contacto relevantes antes de enviar para que se reflejen los cambios de asistencia.
Envíe los materiales prometidos, solicite comentarios específicos u ofrezca un siguiente paso lógico. Evite una promoción inmediata que nunca se mencionó. Mantenga el seguimiento conectado con el evento al que realmente asistió la gente.
